Damit ein Produkt als BIO vermarktet werden darf, wurden strenge Kriterien und Prozesse festgelegt, die eine besondere Prüfung, Lagerung und Handhabung der Waren umfassen. Daher überprüfen die entsprechenden Behörden die Einhaltung mindestens ein Mal jährlich, teilweise auch unangekündigt. Da byrd sich um das Fulfillment für dich kümmert, müssen wir im Falle einer Kontrolle ausreichend Informationen und Daten zur Verfügung stellen, um sowohl deine als auch unsere Zertifizierung zu behalten.

Regeln

Verordnung (EU) 2018/848 über die ökologische Erzeugung und die Kennzeichnung von ökologischen Erzeugnissen schützt solche Begriffe: "Bio- / Öko-"; "biologisch / ökologisch"; "biologischer / ökologischer Landbau"; "biologisch-dynamisch"; "biologisch-organisch"

Diese geschützten Begriffe dürfen nur dann zur Bezeichnung eines Erzeugnisses verwendet werden, wenn mindestens 95 Prozent der Zutaten landwirtschaftlichen Ursprungs aus dem ökologischen Landbau stammen. Hier ist ein Zertifikat auf jedem Produkt ein Muss, um EU-Öko-Verordnung + EU-Label zu bestätigen. Um festzustellen, ob ein Produkt biologisch ist oder nicht, können wir außerdem, die EAN zu überprüfen. Die Bio-EAN beginnt immer mit einer "0", um zu erkennen, ob das Produkt unter Berücksichtigung der Bio-Standards hergestellt wurde.

Zertifikate & Informationen bereitstellen 

Wenn du Bio-Produkte vertreibst, muss du ein valides Zertifikat vorweisen können. Für den Fall, dass direkt vom Produzenten an das Lager geliefert wird, benötigen wir auch das entsprechende Zertifikat des Produzenten, um im Falle einer Kontrolle die Einhaltung der Bio-Lieferkette aufzeigen zu können. Bitte achte darauf, uns immer dein aktuelles Zertifikat zukommen zu lassen. 

Wir benötigen ein Zertifikat mit folgenden Angaben:

• Die betroffene Rechtsgrundlage,

• deine Firmenanschrift,

• deine Kontrollnummer,

• die Anschrift der Kontrollstelle inkl. der Kontrollstellennummer,

• Erzeugnisgruppen/ Tätigkeit, für die das Zertifikat gültig ist und

• entsprechende Gültigkeitsnachweise (Signatur, Stempel, Gültigkeitsdauer). 

Zusätzliche Schritte bei der Erstellung von Produkten im Dashboard

• Benenne Produkte mit den Begriffen "Organic" oder "Bio": Idealerweise enthält der SKU-Name auch einen Hinweis (z.B. BIOtea001). Dies hilft uns und den Lagerhäusern, Bio-Produkte zu identifizieren und entsprechend zu handeln.
• Chargen und Verfallsdaten verfolgen aktivieren: Wenn deine Bio-Produkte eine Charge und ein Verfallsdatum haben, ist dies eine obligatorische Einstellung. Alle Bio-Produkte, die entlang der Lieferkette bewegt werden, müssen jederzeit zurückverfolgt werden können.
• Bio verfolgen aktivieren: Dadurch wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Dokumente (z.B. Lieferscheine) von uns gesammelt werden und alle Standards für die Bio-Zertifizierung eingehalten werden, um im Falle einer Kontrolle volle Transparenz zu haben.

Richtige Lieferscheine und Zählen einstellen

Die folgenden Punkte sind für den korrekten Wareneingang im Lager unerlässlich:

1. Die Zählung der gelieferten Artikel ist bei der Ankündigung einer Lieferung mit Bio-Produkten obligatorisch. Nur so kann eine korrekte Warenflussrechnung stattfinden. Bitte stellt sicher, dass sie eingeschaltet ist!

2. Korrekte Lieferscheine sind ein Muss für Bio-Produkte, die im Lager ankommen, nur dann können wir sie korrekt und bio-konform einlagern. HINWEIS: Falls der Lieferung kein Lieferschein beigefügt ist, wird diese vom Lager nicht angenommen und somit zurückgeschickt.

Zur Vorbereitung der ersten Anlieferung werden wir euch bitten, uns einen ersten Lieferschein zu schicken, der folgende Angaben enthalten muss: 

• Die Absenderadresse und eine dazugehörige Kontrollstellennummer (z.B. DE-ÖKO-006). Der Absender kann deine Firma sein, der Produzent oder auch ein Dritter. Was wir an dieser Stelle sicherstellen müssen, ist, ob die letzte Station in der Lieferkette ebenfalls als biologisch verifiziert wurde. Bei unbekannten Absendern werden wir zusätzliche Zertifikate erfragen.
  

• Eine Auflistung der gelieferten Produkte, wobei die Bio-Produkte als solche identifiziert werden können (entweder durch eine Bemerkung, Beschreibung oder einen Teil des Produktnamens).

• Mengen aller angelieferten Bio-Produkte mit entsprechender Charge und Verfallsdatum. Es ist wichtig, dass bei Unregelmäßigkeiten die korrekten Mengen an Bio-Produkten nachgewiesen werden können. Sollten Mengenangaben oder Chargen und Verfallsdaten auf dem Lieferschein von der tatsächlich gelieferten Ware abweichen, behalten wir uns vor, die Warenannahme zu verweigern.

• Datum und Ort.

Korrekte Lieferscheine werden im Lager unterschrieben und archiviert, sowie in das Dashboard geladen, auf das im Falle einer Inspektion zugegriffen werden kann.

Achte bitte auch darauf, dass Bio-Produkte auf der Verpackungseinheit und den Artikeln selbst sichtbar sind. Wenn z.B. eine gelieferte Schachtel 6 Artikel enthält, sollte die Schachtel einen sichtbaren Hinweis wie z.B. den Begriff "Bio", "Organic" oder das Bio-Logo tragen, damit das Lager entsprechend handeln kann und der Prozess wesentlich erleichtert wird.

- Sobald alle Bio-Produkte sachgemäß im Lager eingelagert sind, können diese im Dashboard inklusive Charge und Verfallsdatum eingesehen werden.

- Bitte beachte bei neuen Bio-Produkten die entsprechenden Schritte.

- Für den Fall, dass du Lieferscheine an Endkunden oder andere Zwischenhändler verschicken willst, informiere uns bitte entsprechend, damit wir sicherstellen können, dass auch dieses Dokument bio-konform ist.

Mehr Informationen über BIO Produkte und Leitlinien für Einfuhren ökologischer/biologischer Erzeugnisse findest du auf der Website der Europäischen Kommission.