Prozess und Richtlinien zur Einreichung von Reklamationen

Während des Logistikprozesses können Probleme auftreten. Pakete können verloren gehen, Artikel beschädigt werden oder eine Sendung kann falsche Artikel enthalten. Wir wissen, dass das ärgerlich ist, und byrd setzt alles daran, Dir bei der Lösung zu helfen.

Diese Anleitung erklärt, wie Du eine Reklamation einreichst und welche Informationen erforderlich sind, damit sie schnell bearbeitet werden kann.

So reichst Du Deine Reklamation ein

Du kannst eine Reklamation direkt über Dein Kunden-Dashboard einreichen.

1. Reklamation starten:
Logge Dich in Dein Dashboard ein und klicke auf die Schaltfläche „Reklamation einreichen“ (zu finden auf der Detailseite der jeweiligen Bestellung).

2. Reklamationsart auswählen:
Wähle den Grund Deiner Reklamation aus der Liste (z. B. Paket verloren, Paket beschädigt, Artikel fehlt).

3. Details & Dokumente bereitstellen:
Das Formular führt Dich durch den Upload der benötigten Dokumente.

- Bei Fehlkommissionierungen: Du kannst auswählen, welche Artikel in Deiner Bestellung gefehlt haben oder falsch waren.

- Für alle Arten: Du kannst mehrere Dateien hochladen (z. B. Fotos, Rechnungen usw.).

4.  Absenden:
Überprüfe Deine Angaben, füge bei Bedarf Kommentare hinzu und klicke auf „Absenden“.

 

Reklamationsarten und erforderliche Dokumente

Um Deine Reklamation schneller zu bearbeiten, reiche bitte alle erforderlichen Dokumente für den jeweiligen Fall ein.

1. Paket verloren

Diese Kategorie gilt für Pakete, die nie beim Empfänger angekommen sind.

a. Sendungsverfolgung nicht aktualisiert / im Transit verloren

• Beschreibung: Die Sendungsverfolgung wurde seit längerer Zeit nicht aktualisiert oder zeigt an, dass der Versanddienstleister das Paket nie erhalten hat.

• Erforderliche Dokumente:

  • Screenshot des Sendungsstatus

  • Verkaufsrechnung

  • NPV-Dokument (Netto-Produktionswert)

Hinweis: Du musst eine bestimmte Zeit warten, bevor Du eine Reklamation für ein verlorenes Paket einreichen kannst. Dies ermöglicht es dem Versanddienstleister, die Zustellung abzuschließen. Siehe dazu den Abschnitt „Wartefrist“.

b. Zugestellt, aber nicht vom Kunden erhalten

• Beschreibung: Die Sendungsverfolgung zeigt „zugestellt“ (z. B. an Briefkasten oder Nachbarn), aber Dein Kunde gibt an, das Paket nie erhalten zu haben.

• Erforderliche Dokumente:

  • Screenshot des Sendungsstatus

  • Verkaufsrechnung

  • NPV-Dokument

  • Vom Endkunden unterschriebene Nichtempfangserklärung

2. Fehlkommissionierungen

Diese Kategorie gilt für Fehler bei den Artikeln innerhalb eines zugestellten Pakets.

a. Fehlende Artikel

• Beschreibung: Das Paket wurde zugestellt, aber ein oder mehrere Artikel aus der Bestellung fehlen.

• Erforderliche Dokumente:

  • Liste der fehlenden Artikel (kann im Formular ausgewählt werden)

  • Verkaufsrechnung

  • Vom Endkunden unterschriebene Nichtempfangserklärung mit Angabe der fehlenden Artikel

b. Falsche Artikel

• Beschreibung: Das Paket wurde zugestellt, enthält aber falsche Artikel anstelle der bestellten.

• Erforderliche Dokumente:

  • Liste der korrekten (fehlenden) Artikel

  • Liste der falsch erhaltenen Artikel

  • Verkaufsrechnung

  • Deutliche Fotos, die alle falsch gelieferten Artikel zeigen

  • Vom Endkunden unterschriebene Erklärung (Vorlage wird im Formular bereitgestellt), dass die richtigen Artikel nicht erhalten wurden

3. Paket beschädigt

Diese Kategorie gilt für Artikel, die beschädigt angekommen sind.

• Beschreibung: Das Paket wurde zugestellt, aber die Artikel im Inneren sind beschädigt.

• Erforderliche Dokumente:

  • Liste der beschädigten Artikel

  • Verkaufsrechnung

  • NPV-Dokument

  • Wichtige Fotos, die Folgendes zeigen:

    • Beschädigte Artikel

    • Innenverpackung

    • Sichtbare Schäden am äußeren Karton (aus mehreren Blickwinkeln)

    • Versandetikett (mit vollständiger Adresse sichtbar)

Richtlinien und Fristen für Reklamationen

Bitte beachte diese Zeitrahmen genau. Reklamationen, die außerhalb dieser Fristen eingereicht werden, können von den Versanddienstleistern abgelehnt werden.

Wartefrist (nur für verlorene Pakete ohne Tracking-Update)
Du musst eine gewisse Zeit warten, bevor Du eine Reklamation für ein verlorenes Paket einreichen kannst.

• Nationaler Versand: 7 Tage nach Versanddatum

• EU-Versand: 14 Tage nach Versanddatum

• Internationaler Versand: 21 Tage nach Versanddatum

Einreichungsfrist (für alle Reklamationsarten)
Dies ist die letzte Frist, nach der keine Reklamation mehr eingereicht werden kann.

• Für verlorene Pakete ohne Tracking-Update (nach der Wartefrist):

  • National: innerhalb von 30 Tagen nach Versanddatum

  • EU: innerhalb von 60 Tagen nach Versanddatum

  • International: innerhalb von 90 Tagen nach Versanddatum

• Für zugestellte, aber nicht erhaltene Pakete, beschädigte Pakete und Fehlkommissionierungen:

  • Die Reklamation muss innerhalb von 5 Arbeitstagen nach bestätigtem Zustelldatum eingereicht werden.

Warum 5 Tage?
Dies ist eine strikte Vorgabe aller Versanddienstleister. Wir müssen Schäden oder Inhaltsprobleme innerhalb dieses Zeitraums melden, um Anspruch auf eine Entschädigung zu haben.

Erstattungsrichtlinie

Sobald Deine Reklamation mit allen gültigen Dokumenten eingereicht ist, prüft unser Team sie und stimmt sich ggf. mit Partnern (z. B. Versanddienstleistern) ab.

• Verlorenes Paket:
  Bei gültigen Reklamationen erhältst Du den Netto-Produktionswert (NPV) der Artikel plus Versandkosten zurück. Die Erstattung hängt von der endgültigen Genehmigung des Versanddienstleisters ab, der ggf. eigene Erstattungsgrenzen hat (z. B. nach Gewicht oder Wert).

• Fehlende Artikel:
  Bei gültigen Reklamationen erhältst Du den NPV der fehlenden Artikel und einen anteiligen Betrag der Versandkosten zurück.
  Wenn bestätigt wird, dass der Artikel das Lager nie verlassen hat, wird nur die Versandgebühr erstattet und der Artikel wird wieder ins System gebucht.

• Falsche Artikel:
  Bei gültigen Reklamationen erhältst Du den NPV der bestellten Artikel plus die gesamten Versandkosten zurück.
  byrd kann verlangen, dass falsch gelieferte Artikel zurückgesendet werden; die Rücksendekosten werden erstattet.

• Beschädigte Pakete:
  Bei gültigen Reklamationen erhältst Du den NPV der beschädigten Artikel und einen anteiligen Betrag der Versandkosten zurück – abhängig von der Genehmigung des Versanddienstleisters.

Definition der erforderlichen Dokumente

Was ist eine gültige Verkaufsrechnung?
Eine gültige Verkaufsrechnung muss alle relevanten Kaufdetails enthalten, damit der Versanddienstleister die Bestellung prüfen und die Reklamation bearbeiten kann.

Sie sollte folgende Angaben enthalten:

• Verkäuferdaten: Name, Adresse, Kontaktdaten

• Kundendaten: Name, Adresse, Kontaktdaten

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum

• Detaillierte Produktliste: Artikelname, Menge, Einzelpreis

• Gesamtbetrag inkl. Steuern und Versandkosten

• Lieferadresse (muss mit dem Versandetikett übereinstimmen)

Was ist ein gültiges NPV-Dokument (Netto-Produktionswert)?
Ein gültiges NPV-Dokument muss die tatsächlichen Produktionskosten der Waren ausweisen, nicht den Verkaufspreis.
Dies ist eine Standardanforderung der Versanddienstleister, um Reklamationen fair auf Grundlage der Kosten der verlorenen oder beschädigten Waren zu bearbeiten.

Das Dokument kann sein:

• Eine Rechnung oder ein Nachweis vom Lieferanten / Hersteller mit Produktionskosten

• Ein unterschriebenes Dokument mit Aufschlüsselung der Material- und Produktionskosten