Deine byrd Rechnung erklärt

Wir haben unser Rechnungsystem überarbeitet, um die Abrechnungen transparenter und deutlicher zu darzustellen.

Unsere Rechnungen werden nun einen Tag nach dem Leistungszeitraum verschickt (sprich am 1. April werden deine Kosten für März abgerechnet). Du hast entweder die Möglichkeit eine Rechnung pro byrd Account zu erhalten oder, sofern du mehrere Lager nutzt, eine Rechnung pro Lager zu erhalten. Diese sind zurzeit in englisch oder deutsch verfügbar. Melde dich gerne bei uns, sodass wir die Spracheinstellung für dich finden können.

Deine Rechnung kommt per E-Mail mit zwei Anhängen:

1. Standard Rechnung im PDF-Format

2. Excel-Dokument mit detaillierter Aufschlüsselung

Im Folgenden erklären wir beide etwas konkreter:

1. Standard Rechnung im PDF-Format

Das ist die normale PDF-Rechnung für deine Buchhaltung. Diese beinhaltet auf der Frontseite die für die Buchhaltungsprozesse benötigten Informationen (wie den Firmennamen, VAT Nummer, Abrechnungszeitraum, usw.), sowie einen detaillierteren Überblick über die Kosten der einzelnen Lager auf den nächsten Seiten (sofern du mehrere Lager nutzt).

Deine aktuelle Zahlungsmethode und die Zahlungsbedingungen sind ebenfalls auf der Rechnung aufgeführt.

Hinweis: Wenn du über das SEPA Lastschriftverfahren zahlst, gilt die Rechnung auch als offizielle Vorankündigung, die dich über die kommende Lastschrift informiert.

2. Excel Dokument mit Details

Das Excel Dokument soll dir einen besseren Einblick in die Leistungen geben, die wir im Abrechnungszeitraum erbracht haben. Es setzt sich aus mehreren Seiten zusammen.

Übersicht - Diese Seite spiegelt die normale Rechnung wider. Dort findest du dieselben Gesamtkosten wie in der PDF-Datei.

Versand - Hier findest du alle verschickten Sendungen des besagten Abrechnungszeitraums.

Die Versandkosten sind eine Kombination aus:

Pick Basis (Spalte V):

Zusammensetzung: Die Pick Basis wird für alle Bestellungen

berechnet, mit Ausnahme der Bestellungen, die in mehrere Sendungen aufgeteilt wurden (Spalte O). Dort gelten die Pick-Kosten nur für die ursprüngliche und nicht für die anderen aufgeteilten Sendungen.

Hinweis: Sendungen können aus verschiedenen Gründen aufgeteilt werden. Zum Beispiel muss eine Bestellung in mehrere Pakete aufgeteilt werden, wenn das Gesamtgewicht oder das Volumen zu groß für ein einzelnes Paket wäre, oder aufgrund von Vorschriften die uns dazu verpflichten einzelne Bestellungen in mehrere Pakete aufzuteilen, wie zum Beispiel bei einigen Gefahrgütern.

Pick Gegenstand (Spalte W):

Zusammensetzung: Die Pick-Kosten pro Artikel multipliziert

mit der Anzahl der Picks in der Bestellung (Spalte E).

Hinweis: Wenn du sehen möchtest, welche Produkte genau    gepickt wurden, kannst du einfach einen Sendungsbericht im byrd Dashboard herunterladen.

Hinweis: Bitte beachte, dass für Bundle-Produkte jeder individuelle Artikel als Pick berechnet wird.

Pack Branding (Spalte X):

Zusammensetzung: Die Branding-Kosten fallen nur dann an, wenn für deine Bestellungen spezielle Branding-Prozesse vereinbart sind (zum Beispiel die Verwendung eines eigenen Klebebandes oder das Hinzufügen von Flyern).

Pack Zerbrechlich (Spalte Y):

Wenn deine Sendung zerbrechliche Gegenstände beinhaltet (Spalte F), dann wird diese Gebühr berechnet.

Pack Arbeitskraft (Spalte Z):

Zusammensetzung: Pack Arbeitskraft wird anhand der Größe des gesendeten Pakets (Spalte K) berechnet. Wenn deine Produkte schon versandfertig sind (Spalte N) und nicht mehr verpackt werden müssen, werden die ‘Versandfertig-Arbeitskosten’  angewandt.

Pack Material (Spalte AA):

Zusammensetzung: Verpackungsmaterialkosten werden anhand der Größe des gesendeten Pakets (Spalte K) und des verwendeten Verpackungsmaterials (Spalte L) berechnet. Wenn das verwendete Material von dir bereitgestellt wurde (Spalte M), werden keine Extrakosten für das Verpackungsmaterial berechnet. Wenn es von byrd bereitgestellt wurde, werden die Kosten auf der Grundlage des verwendeten Materials berechnet.

Versand (Spalte AB):

Zusammensetzung: Versandkosten, einschließlich der Servicegebühr, setzen sich aus dem Gewicht der Sendung (Spalte J) und dem Empfängerland (Spalte R) zusammen.

Gesamtkosten:

Die Gesamtkosten im Zusammenhang mit den Sendungen setzen sich aus den Spalten V, W, X, Y, Z, AA, AB zusammen.

Hinweis: Bitte beachte, dass die Sendungen nach dem Versanddatum (Spalte P) abgerechnet werden, somit müssen diese im Leistungszeitraum liegen, um auf der gegebenen Rechnung berücksichtigt zu werden.

Anlieferungen

Annahme

Annahme Basis: Es wird eine einmalige Gebühr pro Anlieferung, wie über das Dashboard angekündigt, fällig.

Annahme Gegenstände in Boxen: Die Kosten der Lieferannahme berechnen sich pro Box multipliziert mit der Anzahl der gelieferten Boxen (Spalte H).

Annahme Gegenstände auf Paletten: Die Kosten der Lieferannahme berechnen sich pro Palette multipliziert mit der Anzahl der gelieferten Paletten (Spalte I).

Einlagerung

Diese Kosten sind abhängig davon, ob die Lieferung gezählt wurde (Spalte F), ob es sich um eine gemischte Lieferung handelt (Spalte G) sowie von der Anzahl der gelieferten Produkte (Spalte J).

Zusammensetzung: Beispielsweise bei einer gemischten, gezählten Lieferung von 2000 Stück würde sich der Preis wie folgend berechnen: 2000 x die Gebühr für gemischte, gezählte Lieferungen. Bei einer ungezählten Lieferung mit 40 SKUs würde sich der Preis mit 40 x die Gebühr für gemischte, gezählte Lieferungen berechnen.

Hinweis: Je nachdem, ob die Lieferung gezählt wurde oder nicht, stellt die Spalte J “Anz. Gegenstände” entweder die Anzahl der individuellen Gegenstände zum Zählen dar (wenn die Lieferung gezählt wurde) oder die Anzahl der SKUs (wenn die Lieferung nicht gezählt wurde). Wenn du die tatsächliche Menge der angelieferten Artikel überprüfen möchtest, schaue dir gerne die Lieferübersicht im Dashboard an.

Gesamtkosten

Diese ergeben sich aus der Lieferannahme + den Anlieferungskosten.

Hinweis: Die Lieferungen werden anhand des Datums abgerechnet, an dem die Lieferung im Lager angenommen wurde (Spalte C “Lieferdatum”).

Hinweis: Wenn du eines unserer Lager nutzt, das Lieferungen nach Stundensatz abrechnet, sind die Kosten nicht unter “Anlieferungen” sichtbar, sondern werden stattdessen unter "Andere Kosten" angezeigt, da sie auf der tatsächlich benötigten Zeit für die Anlieferung basieren.

Lagerung

In der Übersicht siehst du alle belegten Lagerplätze auf einer Lagerebene. Sprich du siehst jeden einzelnen Paletten- und Regalplatz, der genutzt wurde. Das heißt, dass möglicherweise mehrere Reihen pro SKU angezeigt werden, sofern eine SKU mehr als einen Lagerplatz benötigt (bspw. aufgrund der Mengen der Produkte oder verschiedener LOTs/Verfallsdaten.)

Zusammensetzung: Die Lagerkosten sind die täglichen Kosten pro Regal- oder Palettenplatz (siehe Spalte F “Typ”) multipliziert mit den Tagen, an denen der Lagerplatz belegt war (siehe Spalte G “Tage aktiv”). Um die täglichen Kosten zu berechnen, müsstest du die monatlichen Lagerkosten aus deinem Angebot durch die Gesamtanzahl der Tage des jeweiligen Monats teilen.

Hinweis: Wenn ein Lagerplatz während des Monats an einigen Tagen inaktiv war, werden wir die inaktiven Tage nicht mitberechnen. In diesem Fall würdest du dann in deiner Excel-Rechnung zwei separate Zeilen für die verschiedenen Lagerereignisse haben.

Retouren 

Diese Übersicht fasst den Arbeitsaufwand im Lager zusammen, um Retouren wieder einzulagern. Diese Kosten fallen sowohl für Pakete an, die von den Versanddienstleistern aufgrund von Lieferproblemen retourniert wurden, als auch für Pakete, die aktiv vom Endkunden zurückgesendet wurden.

Annahme: 

Es fällt eine einmalige Gebühr pro retourniertem Paket an (siehe “Paketannahme” im Angebot).

Verarbeitung: 

Diese berechnet sich aus Retour-Bearbeitungskosten pro zurückgesendetem Artikel multipliziert mit der Anzahl der retournierten Artikel (Spalte F) (siehe “Retourenbearbeitung” in deinem Angebot).

Qualitätskontrolle: 

Die Kosten für eine zusätzliche Qualitätskontrolle werden aus den Qualitätskontrollkosten pro zurückgesendetem Artikel, multipliziert mit der Anzahl der retournierten Artikel (Spalte F) (siehe “Qualitätskontrolle” in deinem Angebot), berechnet.

Einlagerung: 

Die Kosten für die Einlagerung berechnen sich nach den Kosten pro zurückgesandtem  Artikel multipliziert mit der Anzahl der Artikel (Spalte F) (siehe “Wiedereinlagerung” in deinem Angebot).

Gesamtkosten: 

Diese berechnen sich aus den Spalten G, H, I und J.

Hinweis: Bitte beachte, dass sonstige retour-bezogene Kosten (aktive Retouren, Versandkosten für nicht zugestellte Pakete) unter “Andere Kosten” aufgeführt sind.

Andere Kosten

Retouren (nicht zugestellt): 

Versandkosten für Pakete, die aufgrund von Adressfehlern nicht zugestellt werden konnten oder nicht im Paketshop abgeholt wurden, werden vom Versanddienstleister kostenpflichtig an das Lager retourniert. Diese Position fasst die entstandenen Gesamtkosten für den Rückversand dieser Pakete zusammen.

Hinweis: Wenn du mehr Details dazu sehen möchtest, lade dir eine Übersicht der Retouren im Kunden-Dashboard herunter unter “Retouren” > “Retourenbericht”.

Retourenlabel: 

Hier werden die Versandkosten für Rücksendelabel zusammengefasst, die der Shop für den Endkunden bereitgestellt hat, einschließlich des Anforderungsdatums sowie der Trackingnummer.

Onboarding Gebühr: 

Diese einmalige Gebühr wird zu Beginn der Zusammenarbeit berechnet.

Differenz zum Mindestumsatz: 

Diese Gebühr wird im ersten vollen Monat nach dem angekündigten ersten Liefertermin erhoben (sprich im Juni, wenn die erste Lieferung für Mai angekündigt war). 

Erreicht die Summe aller Fulfillment-Kosten in einem Monat (inkl. Pick & Pack-, Versand-, Retour-, Lagerungs-, Lieferungs und sonstigen Nebenkosten) nicht den vertraglich vereinbarten Mindestumsatz, wird dir die Differenz berechnet.

Andere Kosten werden berechnet, sobald sie in Anspruch genommen wurden. Zum Beispiel die Kosten für eine Inventurzählung oder andere Zusatzleistungen, die nach Stundensatz abgerechnet werden.